Propuesta de una herramienta que permita la documentación y digitalización de la información generada en el proceso de la administración de justicia para la Rama Judicial de Santander

Abstract

En atención a las necesidades de mejora de administración del archivo documental de la rama judicial de Santander, se han analizado trabajos similares realizados en diversidad de contextos, se han elegido cinco herramientas que son base tecnológica para un sistema de gestión documental que permita asegurar la durabilidad de los documentos y administrarlos de modo que se reduzcan los tiempos de respuesta a solicitudes realizadas sobre los mismos al área de archivo. La elección de la herramienta más adecuada se realizó con base en un Modelo de evaluación de herramientas de acceso libre, presentada en un trabajo de Maestría que hizo acopio de varios modelos preexistentes y que propuso la elección completamente cuantitativa por medio del análisis de muchos criterios entre ellos usabilidad, administración, comunidad, eficiencia, integración, portabilidad, especificidad, del software mismo y de la facilidad de realizar capacitación a futuros usuarios. Se realizó prueba piloto con la instalación de la herramienta OpenKM elegida, en el ambiente natural en que los documentos se manejan, con escaneo de documentos reales y aplicación de OCR, para ello fue necesaria la creación de un Flujo de Trabajo con base en plugin de JBPM, los resultados fueron excelentes y contaron con la aprobación del profesional experto acompañante por parte de la rama judicial