Implementación de un prototipo para la administración de licencias de software como activo fijo de una organización, en base a la guía para la sistematización de procesos con Oracle Workflow

Abstract

El prototipo Sistema de Administración de Tickets Versión 1.1 – SAT 1.1, permite a la UNAB optimizar el proceso de soporte a usuario conocido como Help Desk con la mejora en la solicitud de licencias de software con la automatización de sus tareas a través de Oracle WorkFlow ofreciendo a sus empleados una atención más eficiente creándose así la base para la futura automatización de otros procesos internos. El Proyecto se desarrollo pensando en facilitar la administración de las licencias de software, facilitar los tramites de solicitud de software, las tareas de verificación y asignación de licencias existentes en la UNAB por parte de la dependencia de Helpdesk y por ser un activo fijo que en el sistema Cosmos no se contempla como activo de la universidad. Su evolución constó de tres pasos, el primero fue el entendimiento del material existente el cual fue el resultado de un proyecto anterior que implicaba la automatización del proceso de soporte a usuario, la instalación de las herramientas utilizadas y el uso de ellas, luego se analizó el proceso de licenciamiento que actores Intervenían y cuales eran sus actividades para su funcionamiento o desempeño. Por ultimo fue el paso de construcción del modulo de licenciamiento y el módulo de administración de licencias, la construcción fue realizada con Oracle WorkFlow Builder y la aplicación final corre en Oracle WorkFlow que se instala en un servidor, la ventaja de usar esta tecnología es la de utilizar Internet para enviar solicitudes electrónicas y recibir respuestas sin usar los clásicos memorandos o requisiciones que pueden hacer perder el tiempo. Este Prototipo es la muestra que los procesos se pueden automatizar para mejorar la productividad de alguna dependencia, ya que en la universidad cuenta con varios proceso que pueden ser automatizados utilizando este tipo de tecnologías.