Estrategia de arquitectura empresarial del proceso de gestión documental para la oficina de registro y control académico de la Universidad de Nariño

Este trabajo de grado se enfoca en diseñar procesos de negocio de gestión documental bajo una estrategia de Arquitectura empresarial, integrando una herramienta de software libre dentro de la capa de Aplicación. Para lograrlo se caracterizó el proceso y se identificaron los puntos y elementos clave que permitieron conocer cómo se venía desarrollando, con esta información y apoyado bajo los lineamientos de Arquitectura Empresarial se diseñó una propuesta de procesos de negocio de gestión documental utilizando una herramienta de software libre como elemento de intervención del proceso de gestión documental, se implementó la propuesta y se recopilaron datos de percepción de los actores del proceso. Está investigación, se enmarca dentro del paradigma cuantitativo, con enfoque empírico-analítico de tipo descriptivo y propositivo. La población objeto de estudio fueron las universidades públicas de Colombia, la propuesta se desarrolló con muestreo no probabilístico de tipo intencional, seleccionando a la Universidad de Nariño y particularmente la Oficina de Registro y Control Académico, para el desarrollo de la estrategia de Arquitectura Empresarial se utilizó la metodología propuesta por el Framework TOGAF a través de su Método de Desarrollo de Arquitectura más conocido como ADM. Entre los resultados más importantes se encuentra el documento con la propuesta de los procesos de negocio de gestión documental en la Oficina de Registro y Control Académico de La Universidad de Nariño, sus respectivos diagramas en notación BPMN y la implementación de los mismos en Orfeo una herramienta de software libre, lo anterior enmarcado dentro del concepto de Arquitectura Empresarial. El trabajo permite concluir que el proceso de gestión documental en la Oficina de Registro y Control Académico y en general en la Universidad se venía desarrollando sin lineamientos claros, no se atendía un proceso formalizado y estructurado, predominando las tareas manuales, con registros o evidencias registradas en medios físicos. La implementación de los procesos diseñados permitió una integración coherente y estructurada dando cumplimiento a los requerimientos de la institución y en general a las políticas e iniciativas nacionales en cuanto al tema de gestión documental.