Diseño de un modelo de gestión administrativa aplicable al Centro de Servicios Compartidos Ecopetrol S.A

Abstract

El modelo de gestión administrativa pretende mejorar la eficiencia del área de compras y contratación; para la empresa del sector de hidrocarburos, en lo que se refiere a la gestión administrativa. Dicha gestión permite dimensionar los entregables y resultados esperados en cada etapa dentro de la ejecución contractual, lo cual se debería ver reflejado en contratos más eficientes en términos financieros, laborales, contractuales, sociales, HSE y documentales. El documento recopila datos y hechos del estado actual de los resultados de la gestión administrativa mediante la recopilación de informes y análisis de tendencias de desempeños para la gestoría en el último trimestre del 2013, se incluyeron dentro del análisis auditorías de campo y entrevistas realizadas a terceros. Este análisis se acota a los factores críticos de éxito tales como servicio al cliente, calidad y entrega del servicio. Se presenta una exposición del estado actual, se identifican modelos de referencia apropiados para empresas del sector, igualmente se revisaron los procesos que actualmente se desarrollan en la gestoría administrativa. Durante el desarrollo de esta tesis se construye el modelo de gestión administrativa y finalmente se diseñan indicadores que permitan hacer seguimiento y control de las diferentes gestorías (laboral, jurídica, HSE, financiera, integral de información). En conclusión durante el diagnóstico y desarrollo del diseño del proyecto se detectaron falencias en la gestión administrativa tales como: procesos manuales, tiempos muertos de proceso, falta de estándares de procedimientos, demoras en requisitos de proveedores, falta de información para planear capacidades de respuesta. La construcción de este nuevo modelo permite un entendimiento claro y completo del proceso en las fases de contrato: inicio, ejecución, en liquidación, liquidado, suspendido. Se espera que los administradores de contrato tomen como insumo esta información en etapas tempranas, se identifiquen posibles deficiencias en oportunidad, cumplimiento y tomar acciones correctivas.